私たちが仕事をしていく中で、必ずと言っていいほど『会議』というイベントが存在します。 会議は、会社の方向性を決める経営戦略会議から、課会やチームの定例会など大小様々な規模と内容で行われています。一週間の間に一度も会議がない、ということは極めて稀なのではないでしょうか。 私たちは、日々の業務の中で、自分たちが思うよりずっと多くの時間と労力を会議に費やしています。一度会議を行うだけでも、調整、準備、実施、後処理と多くの工数がかかります。さらに、実施だけに着目すると、会議に8人が出席し、1時間の議論をするだけで、1人の人が丸一日働いた時と同じくらいの工数がかかっていると言えます。もし、このような会議で議論がまとまらなくて目的を果たせなかったら、丸一日が無駄になってしまうのです。 このように、会議は仕事上で多くのウェイトを占め、多くの人に影響を与えます。非効率な会議ばかりをしていると、組織の生産性は著しく損なわれてしまうのです。あなたとあなたの周りの人の生産性が失われないよう、ひいては、組織の生産性を失わず、より効率よく会議を運営していくには何が必要なのか、考えていきたいと思います。

もし、あなたが一人で客先に出向いて会議をすることになったとしたらどうしますか？ 会議の進行に集中し、議事録の作成を諦めますか？あるいは、会議内容をひとまず録音しておき、帰社後に録音した内容を聞き直して議事内容を書き起こしますか？せっかくの会議も、議事録を残しておかないと、後日また同じ議論を繰り返す可能性がありますし、かといって、会議後に時間を掛けて議事録を作成するのも一苦労です。 ですが、「アジェンダ」をうまく活用すれば、これらの問題をまとめてスマートに解決できます。その方法をご紹介しましょう。