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もし、あなたが一人で客先に出向いて会議をすることになったら ～一人で乗り切るためのアジェンダ活用術～
もし、あなたが一人で客先に出向いて会議をすることになったとしたらどうしますか？ 会議の進行に集中し、議事録の作成を諦めますか？あるいは、会議内容をひとまず録音しておき、帰社後に録音した内容を聞き直して議事内容を書き起こしますか？せっかくの会議も、議事録を残しておかないと、後日また同じ議論を繰り返す可能性がありますし、かといって、会議後に時間を掛けて議事録を作成するのも一苦労です。 ですが、「アジェンダ」をうまく活用すれば、これらの問題をまとめてスマートに解決できます。その方法をご紹介しましょう。
1.会議前に実施すること
1.会議のゴールを明確にする
その会議で何かを決める必要があるのか、あるいは、各議題について案出しや相談、承諾が得られればよいのか…。会議、議題のゴールを見極め、会議時間、必要な参加者を検討します。<
2.アジェンダを作成する
会議、議題のゴールを見極めたらアジェンダを作成します。アジェンダには、会議の日時、場所、参加者の他に、個別議題とその想定所要時間、ゴールを記載します。アジェンダを作成することで、会議中で決めるべき事項、議論したいポイントを明確にしましょう。 この際、「会議の議事進行は自分一人で行わなければならない」という前提を忘れないでください。つまり、どのように個別議題を設定し、どのような順で議題を進めれば、一人で議事進行しやすいのかを考えながら個別議題を設定します。このように、アジェンダ作成を通して事前に会議を組み立てていくと、会議のゴール設定の間違いに気付くことがあるかもしれません(例えば、どう考えても時間内に会議が終わりそうにない、等)。そのような場合はもう一度会議のゴールを再設定し、個別議題を設定し直しましょう。 【アジェンダの例】
【○○会議 アジェンダ】 【議題】 ○○の実施準備について 【日時】 2018/○○/○○ 10:00 - 11:00 【場所】 ○○社 ○○ビル ○○会議室 【参加者】 ○○社 ○○部 ○○、○○、○○、○○ ○○社 ○○部 ○○ 【配布資料】 ○○
【個別議題】 1．○○について(20分) 【ゴール】○○案の洗い出し 2．○○について(20分) 【ゴール】各担当者の決定 3．○○について(20分) 【ゴール】実施日までのスケジュールの確認
3.アジェンダが完成したら
アジェンダが完成したら、会議前に参加者全員に送付し、内容を確認してもらいましょう。もし修正すべき事項があれば、会議開催前に指摘してもらい、修正後、再度参加者に通知します。通知することで参加者間で会議目的、ゴールを共有することができ、会議の脱線を抑制することができます。事前に資料を送付しても確認してくれない多忙な参加者がいる場合は、会議の冒頭でアジェンダ内容を確認し、何のために会議をするのかを明確にします。
2.会議中に実施すること
1.アジェンダを投影する
会議が始まり参加者が揃ったら、事前に作成・送付したアジェンダを、プロジェクタやモニタを使って写します。
2.アジェンダに議事を追記する
会議を進行させながら、その場で議事、決定事項、課題をアジェンダに追記していきましょう。参加者はアジェンダの追記をリアルタイムで確認するような状態です。もし追記内容に指摘事項があれば、会議後ではなくその場で指摘してもらうよう依頼します。即座に該当箇所を修正することで、記載内容の認識齟齬を防止するとともに、参加者間の合意形成を図ります。
3.留意点
一人で会議を進行しながら追記も行うので、どうしても追記することに集中しがちになってしまいますが、参加者の表情を見て、皆が議論に参加できているかを忘れずに確認しましょう。
3.会議終了前に実施すること
会議終了前に、全員で会議中に挙がった課題事項を再チェックしましょう(ラップアップ)。その際、課題の担当者、対応期日、ネクストアクションを参加者に確認し、漏れがないようにします。
4.この手法のメリット
一人で会議を進行しながら、アジェンダに議事を追記していくのはなかなか大変ですが、それでもこの手法を選択するメリットがあります。 議論が脱線しにくくなる 会議中は皆が映し出されたアジェンダに注目している状態になるので、ファシリテーションが行いやすく、話が脱線しにくくなります。また、参加者が自分のノートPCで勝手に作業を始める、いわゆる「内職」を防ぐ効果もあります(あらかじめ、参加者には「会議にノートPCの持参は不要です」と伝えておいた方が良いかもしれません)。 もし議論が脱線しそうな場合、あるいは予定時間を超えて議論が長引きそうな場合は、参加者にその議論を続けるべきかどうかを確認し、必要に応じて会議を再設定しましょう。議論の脱線は必ずしも悪いわけではありませんが、脱線しないようにアジェンダ上工夫すべき点が無かったか、一度振り返って検証したほうが良いかもしれません。 追記したアジェンダはそのまま議事録となり、改めて確認する必要もない 追記したアジェンダは、そのまま議事録になります。また、会議内で参加者に記載内容や課題事項(担当者や対応期日等)も確認を取っているので、改めて会議後に議事内容を確認してもらう必要もありません。
5.最後に
会議進行の最大のポイントは、なんといっても「アジェンダの活用」に尽きます。会議をファシリテーションするという観点においても、アジェンダは大変強力なツールとなります。 アジェンダの内容次第で議論が脱線することもあるため、本当はアジェンダを作成後・会議開催の前に、参加者間でアジェンダ内容を十分協議するというプロセスを設けられれば良いのですが、そのためには、会議参加者全員の協力が欠かせません。参加者に、「どうして会議前に、時間を掛けてアジェンダを確認するのか」を理解してもらうためにも、まずは先述の方法を実践し、アジェンダの有効性を体感してもらいましょう。その上で、更により良い会議にするために、アジェンダの事前協議に協力してもらうよう依頼します。このように、皆で効果を実感しながら、段階を踏んで協力を依頼したほうが、全員の協力が得やすくなると思います。 なかには、「議事内容そのままの書き起こし」しか議事録として認めないような場合もあるかと思いますが、その場合は、関係者間で時間と効果を見極めましょう。手間暇(時間と費用)と必要性が見合うのであれば、議事内容の書き起こしを作成してもよいのですが、そうでなければ、会議そのものを動画として録画しておき、必要な人が必要なときに参照する、という方法を提案してみるのも手です。
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